有名な「こんまり流」の片付け方では、片付ける順番として(1)衣類→(2)本→(3)書類ときます。
私、本は図書館で借りる派で、もともと捨てる本がなかったので(2)はスルーでした。
でも実は、私は(3)の書類で一度挫折をしたんですよね…。
こんまり流では、書類は基本的に全捨てなんです。
潔いったらありません。
基本的に…と言っているのは、例えば保険証券とか土地・建物・賃貸の契約書などは捨てないで保管しておくからです。
これらは持っていても「ときめかない」けど、まぁ保管が必要よね、と。
で、基本的に全捨てができれば一気にスッキリ片付くはず…
しかーーーし！
子どもがいると、ありとあらゆる方面から紙が入ってきませんか？
学校からのお知らせも複数あるし、学童や地域の児童館のお知らせ、サッカーや野球のお誘い、イベント開催の予定など、、、
家のポストに入っているDMくらいなら即捨ての判断ができますが、学校関連って提出しなきゃいけないものもあるし、遠足についてのお知らせなど、しばらく取っておかないといけないものもあります。
今、時間ないから後でじっくり読んでから判断しよう！なんてときもありますし。
書類整理に挫折しないコツ
書類整理は、私のように溜め込んでしまっている場合、最初の整理にとても時間がかかります。
しかも、整理したあとも自分の意思とは関係なくバンバン入ってくるのでリバウンドもしやすいんですよね。
これを攻略するには、まず基本的な書類の分類の方法を知っておくことが大切です。
こんまり流の書類の分類の方法は、、、
｜書類の分類の方法
基本は「全部捨てる」だけど、それでも取っておかないといけない書類があり、それらを以下の３種類に分けます。
- 今使ってるもの（勉強中の書類など）
- しばらく保管しておくもの（予定表や、学校関連のお知らせ、提出書類など）
- ずっと保管しておくもの（保険証券や契約書など）
ちなみに、最初の大規模な片付けの最中に出てくる処理が必要なものは未処理ボックスへ入れます。
そうすることで1.2.3.と捨てるものの分類作業をどんどん進めちゃいましょう！と。
｜失敗ポイント
私はこの未処理ボックスに最初、処理が必要なもの以外にも判断がつかないものを入れちゃってました。
そのため、ある程度書類を捨てたあと、残った書類を分類して収納したにも関わらず、未処理ボックスの書類はそのままでした。
いやむしろ新しく入ってきた書類と共にたまって行き、片付けが終わらなくなってしましました。(泣)
なぜ未処理ボックスに判断がつかないものを入れてしまったか振り返ってみると、私の中でまだ、捨てるのか残すのか判断できない場合があったためなのです。
つまり、私が挫折した最大の要因は私の中で判断基準が曖昧だったこと。
｜残す基準
もう一度本を読み直すと、取っておく書類は「その先の使用用途が決まっているもの」となっています。
と言うことは、取っておくのは「使うため」なんです。
なんとなく必要そうだから、とか、もしかしたら後で使うかも、なんて理由でとっておくと書類はどんどん増えていきます。
本当に使うのか？
いつ使うのか？
まで明確にして線引きしないと、結果的に書類は減りません。
書類整理に挫折しないためには、しっかりと、この残す基準を頭に叩き込んでくださいね。
捨てちゃって良いもの
こんまりさん流の３つの分類をもう少しシンプルにすると、要は「使う」か「使わない」かで「保管する」か「捨てる」を決めればよいと思います。
例えば私は以下のものを、片付け前は持っていましたが捨てました。
＜ 持っていても特に使わないもの ＞
- 毎月の給与明細（年末調整や医療費控除の手続きには源泉徴収票があれば事足りる）
- 税金など公的な通知書類（支払いや家計簿へ転記が済んだら捨て）
- 保険や年金の毎年のお知らせ（最新のものだけ保管）
- 水道や電気代の明細（分析するわけでもないのに丁寧にファイリングしてました笑）
＜ 手元になくても他の手段があるもの ＞
- 家電などの取扱説明書（ネットで見られる）
- 銀行の通帳（ネットで見られる）
＜ 勇気が要ったけど、その先で使う予定のないもの ＞
- 過去の年賀状（最新1年分と、お気に入りを少しだけ保管）
- 昔もらった手紙
私が判断に迷ったものは、例えば子どもが4月に学校でもらってくる学年全員の先生の紹介など。
他のクラスの先生のことも、何かで話題にあがったときに「あ〜この先生かぁ」って読み返すかな？なんて。
結局、そんなことは一度もなかったですね。(笑)
オススメの保管方法
挫折後にもう1度書類の片付けに挑戦して、今度はうまく「使う」「使わない」かでスパッと判断できるようになってきました。
そのおかげで最初の片付けのときより格段に書類の量を減らすことができました。
保管しておく書類の量が減ったら、あとは丁寧にファイリングなどはせず簡単にクリアファイルにはさんで収納していました。
クリアファイルにタグシールを貼り、分類名を書いていました。
が、クリアファイルだと膨らみ過ぎるのと、タグシールが見にくかったのでA4サイズの収納に変えました。
まぁ、クリアファイルの方が出し入れは楽でしたが。
少しアップデートして、並べたときに分類名が見やすくなるよう100円ショップのファイルケースを使うことにしました。
実際の書類収納はこんな感じになってます。↓
私の分類方法は以下の通り。
良かった点は、子どもたち３人の書類を人物ごとに分けたことです。
以前は、「学校」「習い事」「療育」などと分けていたのですが、３人いるのでごちゃごちゃになりがちでした。
なので子どもたちの分は「人物」ごとにしたら、圧倒的に分かりやすくなりました。
＜ 分類 ＞
- 長男
- 次男
- 三男
- 履歴書/資格関連
- 仕事関連
- 源泉徴収票
- 車/車の保険
- 年金
- 個人情報関連/クレジットカード控え
- 生命保険
- 医療費明細（医療費控除の申請用）
- 保証書（購入時のレシートも貼り付けて、有効期限を記入しておきます。新しく保証書を入れた時に期限を過ぎているものは抜き出して捨てます）
- 封筒/切手/レターセット
その他、夫の書類がいくつかありますが、諸般の事情により割愛いたします。(笑)
｜普段の書類整理
一度、大規模な書類整理が終わったら、あとは普段も決まった手順を繰り返していくだけでリバウンドはもうしません。
＜ 書類整理のフロー ＞
＜ 手順 ＞
ー 書類を取り込む ー
何か書類が入ってきたら必要な書類、不要な書類に分けます。
必要な書類には、(A)処理が必要なものと、処理は必要ではないが(B)情報として保管しておくものがあります。
それ以外は不要な書類なので捨てます。
(B)は先程の分類に振り分けて、ファイルケースへ入れて完了です。
例えば、子どもの家庭訪問の日程表は対象の子のファイルへ保管します。日時だけカレンダーへ転記して捨ててもいいですが、私は一応、後で順番入れ替えなどがあった場合に分かりやすいよう保管します。
(A)の処理が必要な書類はちょっとひと手間かけます。
- すぐに処理できるものは記入して次のステップへ進めます。
- 次のステップとは
- 学校への提出物は子どもたちへ渡す
（目につきやすいキッチンカウンターに置くことも） - 郵送する物は封筒に入れるなど、郵送の準備までしてバックへ入れる
- 学校への提出物は子どもたちへ渡す
- 次のステップとは
- すぐ処理できないものは締め切りの期限をカレンダーにメモして、書類はそれぞれのファイルケースへ入れてしまいます。
- その後のステップ
- カレンダーを見て、〇〇申請〆などと書いてあったらその日までにファイルケースから取り出して準備をするようにしています。
- その後のステップ
こうすることで、放置されている書類はなくなります。
ー 書類を排出する ー
ファイルケースを開けるタイミングで不要になった書類はないかチェックして、有効期限切れになったものは抜きます。
例えば、家庭訪問の日程表は家庭訪問が終われば不要になるので、ファイルを次に開けたタイミングで抜いて捨てます。
紙ペラ1枚なら大した場所は取らないけど、大量になってくると手を焼きますよね。
書類にもちゃんと定位置のお家を作ってあげると、部屋も気持ちもスッキリしますよ♪
そして、その状態をキープするにはなるべくシンプルなルールと、自分が出し入れしやすい収納方法を取り入れるのが早道だと思います。
人生に早道はないけどね〜。
私の人生はずっとケモノ道？イバラの道？
( ｣´O`)｣コメントをどうぞ